Schwarmstedt.  Das Interesse war riesig: Über 70 engagierte Ehrenamtliche aus dem gesamten Samtgemeindegebiet kamen letzte Woche im Uhle-Hof zusammen. Ihr Ziel: Mehr Klarheit im Dschungel der Bürokratie zu gewinnen, damit die nächsten Vereinsfeste rechtssicher über die Bühne gehen können.

Samtgemeindebürgermeister Björn Gehrs sowie Stefanie Karp und Antje Ehlers vom Bürgerbüro hatten für diese Veranstaltung die Initiative übernommen und stellten sich den zahlreichen Fragen der Vereinsvertreter. Im Fokus stand dabei ein neuer, kompakter Leitfaden, den die Verwaltung entwickelt hat, um die Planung von Veranstaltungen und Gaststättenanzeigen (Ausschankgenehmigungen) spürbar zu erleichtern.  Björn Gehrs betonte in seiner Begrüßung den hohen Stellenwert der Vereinsarbeit: „Unser Ziel ist es, Ihre ehrenamtlichen Tätigkeiten zu unterstützen und für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.“ Die Verwaltung sehe sich dabei als Partner. „Wir nutzen unsere Ermessensspielräume zu Ihren Gunsten aus, wann immer dies möglich ist“, versprachen die anwesenden Bürgerbüromitarbeiterinnen Stephanie Karp und Antje Ehlers den Anwesenden.

In der Vergangenheit führten allerdings unvollständige Unterlagendazu, dass Ehrenamtliche mehrfach im Rathaus erscheinen mussten oder die Anmeldung erfolgte so spät, dass Fristen versäumt wurden und es schwierig wurde, notwendige Stellungnahmen rechtzeitig einzuholen. Mit dem neuen Leitfaden soll das nun der Vergangenheit angehören.

Die wichtigsten Regeln im Überblick

Damit Veranstaltungen stattfinden können, sind vor allem zwei Kategorien entscheidend:

1. Die Gaststättenanzeige (beim Ausschank von Alkohol):
 
    Frist: Grundsätzlich mindestens 4 Wochen im Voraus einreichen.
 
    Unterlagen: Ein aktueller Auszug aus dem Vereinsregister ist Pflicht.
 
    Sicherheit: Ein Führungszeugnis und eine Gewerbezentralregisterauskunft sind alle drei Jahre erforderlich. Besonders wichtig: Wechselt der Vorstand, sollten diese Dokumente und die Änderung im Vereinsregister vom neuen Team sofort beantragt werden.

 
2. Die Veranstaltungsanzeige:

    Frist: Auch hier gilt das Minimum von 4 Wochen.
 
    Nachweise: Ohne gültigen Versicherungsnachweis und einen detaillierten Lageplan geht es in der Regel nicht.

Um den Vereinen entgegenzukommen, bietet die Samtgemeinde verschiedene Wege zur Anmeldung an. Die Unterlagen können persönlich, per Post oder ganz unkompliziert per E-Mail an buergerbuero@schwarmstedt.de gesendet werden. Unter dieser Email kann auch der Leitfaden angefordert werden. Das alle drei Jahre notwendige Führungszeugnis ist jedoch immer persönlich im Bürgerbüro bzw.  bei der Wohnsitzgemeinde zu beantragen. Eine Terminvereinbarung ist beim Bürgerbüro Schwarmstedt  hierfür nicht nötig. Es reicht zu den Öffnungszeiten des Bürgerbüros zu kommen und eine entsprechende Wartemarke zu ziehen.  Das Bürgerbüro ist  dienstags und donnerstags sogar bis 18.30 Uhr besonders lange offen, was Berufstätigen entgegenkommt. Wer das Führungszeugnis lieber online beantragen möchte, kann  das Online-Portal des Bundesjustizamts (www.bundesjustizamt.de) zur Beantragung von Führungszeugnissen nutzen.

Zum Foto: Die positive Resonanz der über 70 Teilnehmer zeigte, dass der Informationsbedarf groß war und die Unterstützung der Samtgemeinde dankbar angenommen wurde. v.l. Stephanie Karp, Samtgemeindebürgermeister Björn Gehrs und Antje Ehlers stellten sich den Fragen der Ehrenamtlichen.